COLD/READ

Сохранение  данных спулинга

В компаниях выводится на печать огромное количество документов и файлов. Модуль COLD/READ передает файлы спулинга для сохранения в DocuWare 5. Документы, которые содержат данные файлы, могут быть отображены в своем оригинальном формате для добавления примечаний и штампов с последующей распечаткой.
 

Функциональные возможности

Модуль DocuWare COLD/READ работает как автономный процесс на сетевом компьютере или сервере, у которого есть доступ к обоим ресурсам: данным спулинга и к файл-кабинетам системы DocuWare. Процесс импортирования запускается вручную, к определенному действию или в назначенное время, например, ночью. Критерии классификации для сохранения считываются из данных с использованием специально установленных настроек для данных спулинга.
DocuWare преобразует данные спулинга либо в специальный формат системы DocuWare (CL5 файл), либо в формат TIFF. Во втором случае, документ TIFF создается для каждого документа данных спулинга. Это занимает больший объем памяти, но обеспечивает возможность добавлять в документ комментарии и штампы. Кроме того, это позволяет интегрировать документы в рабочие процессы, контролируемые посредством штампов.
Критерии классификации вносятся в базу данных файл-кабинета, преобразованная информация спулинга хранится в файл-кабинете. Если файл-кабинет настроен для полнотекстового информационного поиска, DocuWare формирует полнотекстовый индекс из содержимого документа.
Данные спулинга, как правило, выводятся на печать по форме или интегрируется в электронную форму. При преобразовании в формат CL5, эти  формы не архивируются с каждым документом, а единожды сохраняются как файл формата TIFF, и затем отражаются в документах как электронные наложения.
После импортирования документы сразу становятся доступны для поиска. Для того чтобы получить список всех найденных документов, необходимо просто ввести ключевое слово поиска, например, имя клиента, дату, имя файла. Документы, зарегистрированные при помощи модуля COLD/READ, также отображаются в общем списке документов, файлов и сообщений электронной почты, соответствующих запросу поиска. Кроме того, поиск текста документа может осуществляться по каждому слову или значению. Чтобы вывести на экран документы, содержащиеся в файле формата CL5, DocuWare предлагает текстовый режим, который отображает только исходные данные, или  «режим изображения» для просмотра форматированных данных с наложением отсканированной формы. В данном случае, документ может быть распечатан в полном  соответствии с оригиналом или отправлен по факсу как документ, преобразованный в формат TIFF. Поиск и просмотр документов возможны либо из DocuWare 5 Windows Client, либо через Интернет/Интранет посредством сервера DocuWare INTERNET-SERVER и браузера. Для архивации устаревших документов, наряду с поисковой базой данных и модулем извлечения, в системе DocuWare предусмотрена опция перемещения на CD, DVD или другой носитель данных в защищенном формате.

                                
ФУНКЦИИ
Сбор данных
• Импорт данных спулинга
• До 5 документов в секунду
• Пакетный режим с регулируемым временем старта или с управлением с помощью дсобытий
• Последовательный импорт данных спулинга со сложной структурой

Хранение в файл-кабинетах
• Управление критериями сортировки и полнотекстовым  индексированием в базе данных
• Преобразование различных данных спулинга в один стандарт, формат компактного хранения (файл CL5)
• Альтернативный вариант: преобразование всех документов, содержащихся в файлах спулинга, в формат TIFF
• Сохранение данных спулинга в RAID-системах: CD, DVD, MO или WORM (однократная запись и многократное считывание)

Индексирование
• Выбор до 24 критериев сортировки для каждого документа; до 50 вариантов при преобразовании в TIFF
• Возможность создания нескольких записей в одном поле ключевого слова; при преобразовании в TIFF становятся доступны до 7 полей ключевых слов, а количество записей в каждом из них увеличивается на одну
• Применение всех опций индексирования системы DocuWare 5 для импортированных документов

Поиск
• Поиск критериев сортировки в полнотекстовом или  иерархическом просмотре
• Применение всех поисковых функций системы DocuWare 5
• Поиск из DocuWare Windows client или Web client

Отображение
• Просмотр исходных данных в текстовом режиме (CL5 файл)
• Отображение документа в соответствии с оригинальным форматом с наложением отсканированной формой  (CL5 файл)
• Масштабирование и поворот документов
• Просмотр документов, содержащих большое количество страниц
• Печать версии документа, идентичной оригиналу, включая сегменты
• Отправка копий по факсу при помощи программы  факсимильной связи для ПК
• Экспорт отдельных  документов из CL5 файла в формате TIFF в файловую систему

Редактирование
• Добавление примечаний к импортированным документам (только к документам, преобразованным в формат TIFF)
• Добавление штампов на импортированные документы, включая электронные подписи (только на документы, преобразованные в формат TIFF)

Администрирование и безопасность
• Экспорт и перемещение файл-кабинетов посредством стандартных функций DocuWare
• Резервное копирование данных посредством стандартных инструментов
• Защита доступа к файл-кабинетам и документам с помощью всех механизмов безопасности, применяемых в DocuWare 5, включая детализированное распределение прав, хранение документов в зашифрованном виде; высокий уровень безопасности для файл-кабинетов и пользователей.

Для получения более подробной информации, пожалуйста, посетите наш сайт www.docuware.com