REQUEST

Автономные файл-кабинеты

Модуль DocuWare REQUEST позволяет сохранять любые архивные документы на внешние носители данных, такие как DVD диски, винчестер или карты памяти USB, а также  использовать функцию удобного поиска и просмотра. Это делает  файл-кабинеты  мобильными и  осуществляет резервное копирование данных для долгосрочного хранения.

Посредством модуля DocuWare REQUEST вы можете сделать доступными на DVD файл-кабинеты DocuWare полностью или только отобранные документы. Применяйте данную возможность для создания универсального информационного пула для вашего персонала, партнеров и клиентов, даже если у них нет доступа к системе DocuWare. В силу отсутствия необходимости в установке какого-либо программного обеспечения для отображения документов на ПК, в распоряжении пользователей, по-прежнему, остаются уже известные по системе DocuWare  функции поиска и отображения, доступные на DVD. Вы также можете запустить в документах функцию полнотекстового поиска. Пользователь модуля REQUEST может выводить на экран все стандартные форматы файла, даже если соответствующая сторонняя программа не установлена. REQUEST DVD обеспечивает независимый от системы доступ к файл-кабинетам DocuWare,  даже спустя годы. Кроме того, посредством модуля DocuWare REQUEST вы можете импортировать файл-кабинеты или выбранные документы одной системы DocuWare с DVD или внешнего жесткого диска в другие объекты DocuWare, а также сделать их доступными для всех пользователей. Вы можете предоставлять доступ к центральным файл-кабинетам коллегам, работающим на удаленных рабочих местах, даже без необходимости постоянного соединения или синхронизации файл-кабинета.

Сценарии конфигурации

Создание REQUEST DVD осуществляется быстро и легко. Все, что потребуется, это сформировать REQUEST проект, выбрать и включить файл-кабинеты, а затем экспортировать или записать данные. Модуль REQUEST предлагает множество конфигураций для выполнения различных задач:

• Вы решаете, нужно ли записывать на DVD программу поиска и отображения
• Для каждого REQUEST проекта могут быть установлены функции печати или почтовой пересылки документа
• Вы можете включать в проект все файл-кабинеты DocuWare или, при помощи функций детализированной фильтрации, только отобранные документы
• Существует такая конфигурация проекта, в рамках которой автоматическое обновление данных происходит при внесении любого изменения в файл-кабинеты и/или документы
• Автоматические обновления также могут быть обусловлены графиком. Это значит, что  при необходимости обновленные данные могут экспортироваться и записываться в автоматическом режиме.
• CD и DVD диски, карты памяти USB и внешние жесткие диски одинаково подходят для применения в качестве носителей данных. Сегодня возможности памяти внешнего жесткого диска составляют более 100 миллионов сканированных страниц автономных архивов.
• Если предстоит работа с большим объемом файл-кабинетов, система организации данных поможет вам распределить поисковую функцию, базу данных и архивы/документы между многочисленными DVD дисками. Вы сами определяете, какая информация должна быть записана, а какая нет.
• По требованию все новые документы и обновленная база данных могут быть автоматически сгруппированы на одном новом DVD. Таким образом, выполняется запись этого DVD диска с обновленной информацией, в то время как более ранние данные игнорируются. На DVD в базе данных содержится индексная информация всех документов, включая документы с предшествующих DVD дисков. Это гарантирует возможность поиска всех данных, как самых последних, так и более ранних, при помощи недавно выпущенного диска.

Вне зависимости от того, какое количество информации подлежит записи: все данные, включенные в проект, или только последние, вы решаете, выполнить дополнительные копии при помощи записывающего  устройства или воспользоваться промышленными средствами.
Посредством модуля REQUEST можно создать любое количество DVD дисков, используя при этом ваше предварительно приобретенное соглашение об использовании DocuWare. Дополнительная плата не взимается.

Примеры
Опции разнообразных настроек модуля DocuWare REQUEST призваны помогать вам различными способами:

Распределение информации
Пример: персонал отдела продаж
Функции фильтрации позволяют создавать персональный DVD для каждого из сотрудников вашего отдела продаж, который будет содержать только соответствующие его рынку сбыта документы, а именно, документы, касающихся его потенциальных клиентов, предложений и сделок, счета-фактуры и все остальные документы, имеющие отношение к продажам.

Пример: отдел по работе с клиентами
Модуль REQUEST предоставляет вам возможность снабжать всех сотрудников отдела по работе с клиентами DVD дисками с записями всех руководств по эксплуатации, шаблонов и списков запчастей для технических устройств. В таком случае специалисты отдела обслуживания могут располагать всей необходимой документацией в офисе клиента и не будут нуждаться в запрашивании данных из головного офиса. Наличие такого персонального DVD подразумевает, что каждый член коллектива, находящийся на выезде, всегда имеет под рукой всю самую свежую информацию и имеет возможность доступа к каждому важному документу, даже если в данный момент соединение с Интернет невозможно. При необходимости данные документов, имеющих отношение, как к отделу продаж, так и к отделу по работе с клиентами, могут легко обновляться через равные промежутки времени, как в автоматическом, так и в ручном режиме.

Пример: консультирование по налогам
В рамках консультирования по налогам, предоставляемого бухгалтерией своим клиентам, используется модуль REQUEST, регулярно снабжающий своих пользователей всей документацией, записанной на DVD. Данные DVD диски создаются автоматически ежемесячно и содержат последнюю информацию, имеющую отношение клиенту.  Они предоставляются вместо традиционных бумажных папок.

Пример: документация для поставщика услуг
При помощи модуля REQUEST данные могут быть быстро и легко направлены поставщику услуг. Например, удобно снабжать бухгалтерию всей налоговой документацией, собранной вместе на едином DVD диске. Этот диск содержит все счета-фактуры, накладные и другие имеющие отношение к налогообложению документы.

Функции сканирования

Кроме того, модуль REQUEST может легко и эффективно применяться с целью администрирования проектов комплексного сканирования. Документы могут быть сканированы, индексированы и записаны на CD и DVD диски посредством программы управления передающей средой широкого назначения. Если, например, поставщик услуг регулярно предоставляет клиенту сканированные коммерческие документы или файлы, записываются только новые документы и последняя база данных на DVD (или на то количество носителей, которое требуется для размещения новой информации). База данных, регулярно предоставляемая поставщиком услуг, достигает определенных размеров. Она включает в себя информацию обо всех документах, в том числе и заключенную в предыдущих материалах. Соответственно текущая информация дополняет предыдущие данные. Таким образом, администрирование проектов осуществляется без труда, потому что модуль REQUEST знает, какие документы являются новыми, и автоматически записывает их на новый DVD диск вместе с последней базой данных. Внедрение системы выпуска DVD позволяет автоматизировать множество рабочих задач, например, обеспечивая возможность записи данных в ночное время.

Долгосрочное хранение

Модуль REQUEST гарантирует долгосрочное сохранение юридических документов и других значимых для компании документов. Доступ к данной информации по-прежнему возможен, даже если система, в который был создан документ, например, счет-фактура, больше не используется в работе компании и, возможно, действительно, больше недоступна. Поскольку модуль REQUEST снабжает CD/DVD диски функциями поиска и отображения,  к важной информации гарантирован независимый от системы доступ. Более того, не требуется установка DocuWare, для поиска и отображения информации достаточно носителя данных. Нет необходимости в создании резервной копии данных, уже записанных на CD/DVD, т.к. эти документы сохранены и защищены в неизменной форме на носителях долговременного хранения. Чтобы защитить материалы от внешнего воздействия, таких как пожар или наводнение, вы можете хранить их в безопасном месте, например, в сейфе.

Резервное дублирование

DocuWare REQUEST позволяет выполнять автоматическое резервное дублирование данных через равные промежутки времени. Модуль предоставляет возможность автоматического обновления информации в соответствии с заданным графиком. В зависимости от объема документов, файл-кабинеты DocuWare могут экспортироваться в файловый каталог каждый вечер, неделю или любой другой временной интервал без ручного вмешательства. Они могут подлежать записи или сохранению на внешний жесткий диск. Основное преимущество резервного дублирования данных при помощи модуля REQUEST заключается в том, что, в случае крайней необходимости, информацию (кроме последней по времени сохранения информации) можно прочитать немедленно, прежде чем ИТ-система будет восстановлена. Следовательно, значимая информация может быть доступна, и непрерывность бизнес-процессов гарантирована.

Выпуск DVD по запросу

Факультативное подключение малозатратной системы выпуска DVD через PoINT Publisher позволяет автоматически выполнять отдельные задания для большого количества клиентов. Диски маркируются автоматически.

Функциональные возможности

Конфигурация
• Конфигурация, интегрированная  в DocuWare Administration
• Детальное определение функций меню поискового модуля
• Задание различных поисковых диалогов
• Спецификация программ отображения и редактирования для различных типов файлов; например, для файлов Excel, Word или PDF
• Автоматическое периодическое экспортирование/запись
• Управление комплексными носителями данных, например, сохранение функции поиска и базы данных на одном DVD диске, а документов – на другом
• Автоматическое обновление
• Перемещение одного или нескольких заполненных файл-кабинетов
• Функция точной фильтрации для выборки документов, подлежащих перемещению, например, сортировка по типу документа, периоду или наименованию компании
• Ограничивающий доступ к файл-кабинету во время перемещения файл-кабинетов/документов
• Перемещение полнотекстового каталога
• Экспортирование данных в файловую систему или запись непосредственно на DVD
• Доступ к чтению данных защищен паролем

Экспортирование
• Создание XML файла в ходе экспортирования в файловую систему в качестве сигнала о готовности данных (для записывающих программ)
• Подключение PoINT Publisher для автоматического создания CD/DVD с интегрированной маркировкой

Модуль REQUEST
• Поиск документов на внешних дисках CD/DVD, внешнем жестком диске или карте памяти USB
• Поиск через ввод условий поиска и/или поиск в проводнике, аналогичном Windows Explorer
• Поиск комплексных файл-кабинетов
• Экспортирование документов в файловую систему
• Открытие документов посредством DocuWare Viewer или других программ просмотра и редакторов
• Программа просмотра DocuWare Viewer поддерживает все стандартные форматы файлов
• Отправка документов по электронной почте
• Печать документов
• Навигация внутри документов
• Удостоверение подписей на документах при помощи электронной подписи
• Копирование поискового модуля в локальный каталог

Для получения более подробной информации, пожалуйста, посетите наш сайт www.docuware.com