CONTENT-FOLDER

Информация о продукте

Увеличьте скорость рабочих процессов

Модуль CONTENT-FOLDER гарантирует быстрый и прямой доступ к текущим документам. При помощи CONTENT-FOLDER  скорость информационного потока в вашей компании увеличится, что в свою очередь будет способствовать оптимизации всех рабочих процессов. Благодаря данному модулю значительно сокращается время простоя и время обработки данных.
 

Модуль CONTENT-FOLDER помогает вам работать быстро и эффективно. Ниже представлены несколько примеров из реальной жизни:

Самая свежая информация всегда под рукой

Ежедневно менеджер по продажам сможет проверять статус большинства последних коммерческих предложений в своем регионе. Он задает поиск в файл-кабинете предложений по региону и дате сохранения и использует результаты запроса для создания папки активных ссылок на найденные документы.
Эта папка может быть либо помещена на рабочий стол, либо существовать в качестве ежедневной задачи или как невыполненную позицию в приложении MS Outlook или Lotus Notes.  При каждом обращении к данной папке выводится список предложений, сделанных в течение последних недель. Для наглядности модуль CONTENT-FOLDER выделяет каждое новое предложение.

Координация информационного потока

Руководитель проекта сохраняет в файл-кабинете DocuWare первый документ, выделяя новый  проект. Он создает новую папку для хранения всех документов, касающихся данного проекта, где в качестве индексного слова будет использоваться наименование проекта. Затем каждому участнику проектной группы посылается копия данной папки.
Теперь, наряду с доступом к первому документу, они получили возможность осуществлять перемещение любого дополнительного проектного документа непосредственно в папку. Там документы будут автоматически сохраняться в  файл-кабинете DocuWare. Каждый раз при открытии или обновлении папки, все члены команды могут видеть добавленные или измененные коллегами документы. Для быстрого просмотра новые документы выделены жирным шрифтом. Благодаря модулю CONTENT-FOLDER ваша работа согласована, т.к. вся команда с максимальной оперативностью автоматически получает доступ ко всем документам, задействованным в проекте.

Ускорение потока операций

Отдел закупок создал папку для контроля над счетами-фактурами, которая содержит ссылки на новые документы в файл-кабинете счетов-фактур. Если новая счет-фактура сканирована на центральном сканере и записана в файл-кабинет счетов-фактур, она автоматически появится в папке, сформированной отделом закупок.
После проверки счета-фактуры, отдел закупок делает пометку на данном документе и в поле ввода меняет его статус с «новый» на «проверен».
Как только сотрудники бухгалтерии открывают папку, они могут автоматически просмотреть те счета-фактуры, которые уже были проверены отделом закупок. Теперь эти счета-фактуры готовы к регистрации. Модуль CONTENT-FOLDER помогает ускорить время обработки. Все редактирование осуществляется с использованием одного исходного документа, записанного в файловую систему. Документы и их версии никогда не теряются и их текущий статус всегда понятен.

Функциональные возможности папок модуля CONTENT-FOLDER

Модуль DocuWare CONTENT-FOLDER создает папки в виде XML файлов, которые содержат одну или несколько ссылок на документы, найденные в файл-кабинетах DocuWare. Эти ссылки могут формироваться из Списка Результатов запроса или из данных Папки Отображения Результатов Поиска. В Списке Результатов выделите необходимые документы, которые нужно связать с папкой и нажмите на кнопку «в CONTENT-FOLDER».
С помощью поискового экрана  папки вы можете вызывать Контекстное Меню, позволяющее собрать ссылки на найденные документы. Эти ссылки можно накапливать в одной папке, добавлять к существующей папке или оправлять кому-нибудь по электронной почте. Если вы произведете изменения значений индекса любого из документов, содержащихся в папке, они будут автоматически обновлены в базе данных файл-кабинета, в котором документ хранился изначально.

Группы

Модуль CONTENT-FOLDER всегда делит ссылки на группы. Одна группа может содержать документы только из одного общего файл-кабинета DocuWare. В силу того, что папка может быть составлена из нескольких групп, она может отображать документы из различных файл-кабинетов. Документы представлены как значения таблицы, содержащие имя файл-кабинета и записи базы данных или поля индекса. Если файл был перемещен с помощью мыши из  проводника в группу ссылок, для данного файл-кабинета открывается меню сохранения. Если файл был перемещен непосредственно к одной ссылке, открывается меню сохранения и на экран выводятся использованные для этой ссылки индексные значения из сохраненного ранее документа. Это ускоряет процесс индексирования, поскольку обычно для нового документа не требуется вся индексная информация, только модификация. Таким образом, осуществляется быстрое сохранение новых документов в файл-кабинет DocuWare.

Статические и динамические ссылки

Пользователи могут выбирать между Статическими и Динамическими Группами. В Статической Группе ссылки указывают на постоянный пакет выбранных документов. Изменения, вносимые в индексные значения документов, отображаются в папке, в то время как удаленные документы больше не появляются.
В Динамической Группе помимо файл-кабинета и индексных значений также хранятся критерии поиска, которые ведут к исходному Списку Результатов. Если Динамическая Группа обновляется, DocuWare автоматически осуществляет поиск в файл-кабинете с использованием этих критериев.
Затем модуль CONTENT-FOLDER формирует новый список всех текущих документов, соответствующих запросу. В отличие от Статической Группы, Динамическая Группа автоматически обновляет папку, чтобы отразить каждый новый документ, который соответствует критериям. Для того чтобы поверка последнего статуса осуществлялась с максимальным удобством, ссылки на новые или измененные документы выделяются.

Отображение и дизайн

Модуль CONTENT-FOLDER позволяет вам настраивать папки в соответствии с вашими индивидуальными потребностями. Вы можете выбирать, какие индексные поля соединенных ссылками документов должны быть показаны в группах. Кроме того, вы можете задать отображение на экране системных полей документов, имени и символа файл-кабинетов, в которых хранятся документы, а также символа, показывающего определенные типы документов. Дизайн групп и папок полностью остается на ваше усмотрение. Настройке подлежат тип, размер и цвет шрифта, наряду с фоновым цветом ячеек. Кроме того, вы можете устанавливать переменные цвета для строк и специальные цвета или настройку шрифта для определенных колонок. Самое важное, что выбранный вами дизайн может способствовать наглядности в процессе оповещения об изменениях статуса или определенных характеристик документов, содержащихся в папке. Каждый день вы без труда будете в курсе всех новостей и событий.

Другие приложения      

• Избранные документы: создается папка с ссылками на наиболее часто используемые документы, которые хранятся в файл-кабинете системы DocuWare, обеспечивающая быстрый доступ к этим документам прямо с рабочего стола
• Актуальность: создается папка для содержания ссылок на самую последнюю информацию, такую как суммы продаж и прайс-листы.
• Управление версиями: открыв папку, каждый сотрудник, работающий с технической документацией, может быстро просмотреть последнюю версию документа, все его изменения и обновления.
• Коммуникация: отправьте коллеге по электронной почте папку, которая содержит ссылку на определенный документ, требующий его подписи и электронной печати.

Функциональные возможности     

Создание папок
• Через Список Результатов запроса DocuWare
• Через Папку Отображения Результатов Поиска в DocuWare
• Непосредственно в  CONTENT-FOLDER через выбор «Файл-Новый»

Типы групп
• Статическая Группа: ссылки на документы, содержащие имена файл-кабинетов и значения полей базы данных
• Динамическая Группа: в дополнение к Статической Группе, включает индексные слова, которые связаны со Списком Результатов

Добавление предварительно сохраненных документов в папки
• Через Список Результатов DocuWare
• Через экран поиска  папки в DocuWare

Сохранение через Папку
• Непосредственно в  CONTENT-FOLDER через импортирование файла
• Перемещение файла при помощи мыши в Группу, в соответствии с чем:
• Файл размещается по ссылке; слова-модификаторы данной ссылки перемещаются в меню сохранения
• Файл не размещается по ссылке; в таком случае индексные слова должны вноситься вручную в меню сохранения DocuWare
 
Синхронизация папки/файл-кабинета DocuWare
• Автоматическое обновление изменений индекса, произведенных в DocuWare, при условии обращения к папке
• Синхронизация с данными DocuWare с помощью кнопки «Синхронизация»
• Изменения, сделанные в индексных значениях папки, обновляются в DocuWare архиве / системе
• Автоматические, динамические ссылки на новые документы файл-кабинета
 

Дополнительные установки:
Заголовки Групп
• Пиктограмма  файл-кабинета
• Имя файл-кабинета
• Критерии поиска (для Динамических Групп)
• Даты последних синхронизаций (для Динамических Групп)
• Замена критериев поиска любым текстом
• Персональные установки для нижеперечисленных опций: разблокировать/заблокировать, тип, размер, цвет шрифта
• Выбор фонового цвета для заголовка
• Комментарии для каждой группы могут располагаться под заголовком

Столбцы
• Выбор столбцов: все поля базы данных, системные поля, символы, показывающие тип документа и дату последней синхронизации
• Заголовки столбцов могут быть разблокированы или заблокированы
• Многочисленные заголовки столбцов могут быть отражены в одном столбце
• Тип, размер, цвет шрифта настраиваются для каждой колонки
• Определенные фоновые цвета устанавливаются для отдельных колонок

Строки
• Переменные цвета строк для большей наглядности
• Строки для новых или измененных ссылок могут быть выделены специальным фоновым цветом и жирным видом шрифта

Совместимость
• Почтовые программы с поддержкой XML файлов в качестве вложений
• Windows Desktop и Explorer в качестве места сохранения XML файлов
• MS Outlook календарь, задачи, контакты, которые могут обрабатывать XML файлы
• Автоматизированный документооборот и подобные программы, которые поддерживают вложение файлов

Для получения более подробной информации, пожалуйста, посетите наш сайт www.docuware.com