AUTOINDEX

Автоматическое индексирование сохраняемых документов из внешнего источника данных

Многие из документов, подлежащих хранению, уже будут обладать критериями сортировки и поисковыми словами в ИТ-системе. DocuWare AUTOINDEX извлекает данную информацию и автоматически добавляет ее к файл-кабинету в качестве индексных  терминов, исключая необходимость ручного ввода.

 
Пример применения

Для каждого счета к оплате отправляется счет-фактура, бухгалтерия вводит имя поставщика, номер счета, дату и общую стоимость. Данная информация будет использоваться персоналом позднее для извлечения документа из файл-кабинета. Изначально, счет-фактура сохраняется в файл-кабинете с уникальным удостоверяющим номером, функционирующим как индексное слово. Затем этот уникальный номер задается как код совпадения для идентичного ввода в финансовую бухгалтерскую базу данных и в файл-кабинет DocuWare. Код совпадения, в данном случае номер счета, может применяться, чтобы присвоить документы один другому.
Модуль AUTOINDEX автоматически добавляет содержание внешней записи в качестве индексной информации в DocuWare.

В зависимости от конфигурации AUTOINDEX либо автоматически обрабатывает записи внешней базы данных и использует код совпадения для поиска файл-кабинета системы DocuWare на предмет ассоциированных документов, либо модуль работает наоборот  и осуществляет поиск внешних записей, связанных с документами файл-кабинета DocuWare. Кроме того, пользователи могут определять  необходимость обработки всех внешних записей и документов в DocuWare, либо фильтровать определенные записи и документы. В зависимости от конфигурации внешние источники данных, поддерживаемые модулем AUTOINDEX, включают файл - кабинеты DocuWare, таблицы базы данных, представление данных базы данных, команды SQL и файлы, содержащие разделители или фиксированную длину поля. Если внешний источник данных может редактироваться, например, он может открываться в режиме для чтения/записи, вы можете применять  AUTOINDEX для заполнения или редактирования полей данного внешнего источника данных. Например, вы можете устанавливать поле статуса, чтобы показать, что запись была отредактирована.
Как и говорилось ранее, перед использованием модуля AUTOINDEX, документы необходимо сохранить в файл - кабинеты с применением кода совпадения в качестве индексного слова. Есть два способа выполнить данную операцию. Ручное сохранение: в данном случае вы вводите индексное слово, которое будет использовано как код совпадения, в диалог сохранения. Документ отображается незамедлительно. Автоматическое сохранение: дополнительный  модуль DocuWare RECOGNITION считывает код совпадения со счета с использованием программы оптического распознавания текста (OCR) или со штрих-кода. Например, это может быть серийный номер документа на наклейке. Затем DocuWare RECOGNITION обрабатывает все отсканированные счета, находящиеся в корзине DocuWare. В дальнейшем вы можете сохранить их в одном пакете. В качестве альтернативы, можно использовать добавочный модуль DocuWare ACTIVE IMPORT для полностью автоматической обработки каждого документа после сканирования, и затем запустить модуль RECOGNITION. После того, как текст или штрих-код извлечены, счет автоматически индексируется и сохраняется в определенном файл-кабинете.

Другие области применения

Модуль AUTOINDEX также может использоваться с целью добавления  индексных слов к возвращающимся подтверждениям о доставке и рабочим отчетам. Во время печати индексные слова к этим документам уже содержатся в системе. Вы можете напечатать штрих-код документа в качестве кода поиска. Когда документы будут возращены, модуль AUTOINDEX сохранит их в абсолютно автоматическом режиме.
Кроме того, вы можете использовать AUTOINDEX для добавления и изменения индексного слова в рамках файл-кабинета. Установленные фильтры определяют, какие документы подлежат редактированию. Файл-кабинет задается как внешний источник данных и новое значение индекса определяется как фиксированное значение. Затем модуль AUTOINDEX вставляет новое индексное слово в пустое поле или переписывает существующую запись индекса.

Конфигурация

Модуль AUTOINDEX функционирует как автоматизированный процесс. Управление модулем осуществляется посредством администрирования DocuWare. Когда вы запускаете процесс автоматизации документооборота при помощи модуля AUTOINDEX, мастер установки помогает вам настроить все параметры, которые необходимо определить. Впоследствии вы сможете внести изменения в некоторые из установленных значений в таблице параметров настройки в системе администрирования DocuWare. Некоторые из диалогов мастера установки приведены в качестве примера.

  

Определение кода совпадения

Вам необходимо определить, какие из индексных полей в файл-кабинетах DocuWare и какие из полей во внешнем источнике данных будут содержать код совпадения. Код совпадения – это значение, которое используется для поиска пары записей, которые принадлежат друг другу (запись в файл-кабинете и запись во внешнем источнике данных). Значение, которое применяется в качестве кода совпадения, должно быть идентичным в обеих записях. К тому же, код совпадения должен содержаться лишь в единственном экземпляре как в файл-кабинете DocuWare, так и во внешнем источнике данных. Таким образом, запись и документ DocuWare могут быть присвоены друг другу единственным образом.
Если вы затрудняетесь с назначением кода совпадения, можно вывести на экран первые 50 записей внешнего источника данных в нижней части окна.

Опции

Здесь вам предоставляется возможность определять действия модуля AUTOINDEX по своему желанию, в случае если код совпадения оказался не уникальным. Вы можете выбрать обработку только первой найденной записи, сделать запись в системный журнал или обработать все найденные записи. В последнем случае, для заполнения значений индекса, применяется первая найденная запись.
Вы также можете устанавливать, будут ли удаляться внешние записи по окончании успешного индексирования в системе DocuWare (в случае, если модуль AUTOINDEX в процессе обработки документов из файл-кабинетов DocuWare использует код совпадения для поиска ассоциированных записей во внешнем источнике данных).
Если поиск ассоциированных записей или документов не дал результатов, можно задать такую конфигурацию модуля AUTOINDEX, при которой такая запись будет генерироваться в DocuWare или во внешнем источнике данных.

 Назначение индексных слов

Определите значения, которые будут использоваться системой DocuWare в качестве индексных слов для документов. В качестве значений можно использовать содержание поля внешнего источника данных,  фиксированную или предварительно установленную запись, например, текущую дату.
Кроме того, вы также можете определять, будут ли установленные данные  записываться в поле индекса постоянно или только в случае, если поле осталось незаполненным.
Если поле индекса содержит код совпадения, добавление данных в это поле невозможно.
Этот диалог также позволяет вам выводить на экран первые 50 записей из внешнего источника данных в нижней части окна.

Индексирование без ассоциированной  внешней записи

В данном окне вы можете задавать порядок индексирования документов, для которых поиск ассоциированных внешних записей посредством модуля AUTOINDEX не дал результатов. Например, вы можете назначить отдельное индексное слово для всех подобных документов. Позднее это позволит вам вывести на экран все необработанные документы, задав поиск в файл-кабинете по данному индексному слову.

Функциональные возможности

• Выбор файл-кабинета DocuWare
• Выбор внешнего источника данных: файл-кабинет DocuWare, таблица базы данных, представление данных базы данных, SQL команда или файл, содержащий разделители или фиксированную длину поля
• Выбор варианта поиска: поиск внешних записей, ассоциированных с документами DocuWare, или документов DocuWare, ассоциированных с внешними записями
• Фильтрация документов в файл-кабинете DocuWare
• Фильтрация записей во внешнем источнике данных
• Действия с файлом как с внешним источником данных: режим доступа для чтения/записи, режим доступа только для чтения, перемещение или удаление файла по окончании обработки
• Присвоение полей внешних данных полям индексов в DocuWare
• Если найдено более одной внешней записи, ассоциированной с одним документом, вы можете выбрать обработку только первой записи, сделать запись в системный журнал или обработать все внешние записи (индекс может быть расширен при помощи первой внешней записи)
• Если найдено несколько документов, ассоциированных с одной внешней записью, вы можете выбрать обработку только первого документа, сделать запись в системный журнал или обработать все документы
• Удаление внешних записей по окончании обработки
• Создание внешней записи, если для документа не было найдено ни одной ассоциированной внешней записи
• Создание записи в DocuWare, если к внешней записи не было найдено ни одного ассоциированного документа
• Добавление индексного слова на постоянной основе или только при условии незаполненного поля
• Добавление индексного слова из содержания внешней записи, с использованием фиксированных или динамических записей
• Добавление или изменение содержания поля внешней записи с применением слова-модификатора для документа DocuWare, фиксированных или динамических значений
• Специальная индексация документов без ассоциированной внешней записи
• Специальное расширение данных внешних записей без ассоциированного документа DocuWare
• Запуск процесса обработки при помощи триггера, вручную или посредством единичной операции над файлом (если файл является источником внешних данных)

Для получения более подробной информации, пожалуйста, посетите наш сайт  www.docuware.com