ACTIVE IMPORT

Сохранение сообщений электронной почты и файлов:
Автоматическое – Удобное - Систематизированное

Модуль ACTIVE IMPORT отслеживает выбранные папки в Outlook и файловом каталоге, затем сохраняет все найденные сообщения электронной почты и документы в центральное хранилище  документов системы DocuWare. ACTIVE IMPORT выполняет в фоновом режиме  автоматическое сохранение ваших сообщений e-mail и обеспечивает легкую интеграцию с сетевыми сканерами.

Область применения

Модуль DocuWare ACTIVE IMPORT является дополнительным модулем к базовому пакету системы  DocuWare. Этот модуль запускается одновременно с основной программой DocuWare и выполняет фоновую работу. Три основные задачи модуля ACTIVE IMPORT включают в себя: отслеживание определенных папок или подкаталогов на вашем ПК или в вашей почтовой программе, импорт входящих файлов или объектов в  DocuWare и их  автоматическое сохранение. Документы, которые, например, были созданы путем сканирования на цифровых копировальных аппаратах, размещаются в соответствующие сетевые каталоги, отслеживаемые модулем ACTIVE IMPORT, который затем перемещает данные документы в DocuWare.

Автоматическое сохранение сообщения e-mail

Содержание входящих сообщений электронной почты может иметь самое разное содержание. Сегодня нет ничего необычного в получении по e-mail огромного количества различных писем: от предложений до заказа, рекламных объявлений и множества других вариантов. Сохранить одно конкретное сообщение очень легко. Просто щелкните кнопкой мыши по нему и переместите в файловую папку, созданную в приложении Outlook. Оттуда DocuWare выполнит автоматическое сохранение с использованием верных ключевых слов. Во время сохранения, сообщениям электронной почты присваиваются определенные ключевые слова, также называемые «индексные слова», такие как дата отправки, отправитель/получатель, тема и т.п. При помощи индексных слов почтовое сообщение можно быстро найти. Для автоматического добавления индексных слов, модуль ACTIVE IMPORT предоставляет возможность расширенного индексирования. Данная функция использует определенные поля входящего сообщения, например, адрес электронной почты, для поиска дополнительной информации в адресной книге Outlook, базе данных DocuWare или во внешней базе данных. Таким образом, полное наименование компании или контактное лицо могут быть автоматически добавлены к индексу в ходе сохранения.

Автоматическое добавление предварительно индексированных документов

Другое применение модуля заключается в сохранении предварительно индексированных документов. В ходе данного процесса, документам, которые были созданы или сканированы вне системы (например, в региональном офисе продаж или дочерней компании), посредством DocuWare присваиваются индексные слова. Затем документы отправляются в виде вложений сообщения электронной почты в головной офис. Со стороны получателя вложение автоматически записывается в файл, модуль ACTIVE IMPORT импортирует индексные слова. Таким образом, полностью индексированный документ сохраняется немедленно, без какой-либо дополнительной работы.

Автоматическое сохранение входящих счетов

Метка со штрих-кодом наносится на входящий счет в ходе записи в бухгалтерскую программу. Затем их либо сканируют, либо делают цифровую копию в каталог, контролируемый модулем ACTIVE IMPORT.  При помощи штрих-кодов считываются ссылочные номера счетов. Эти числа, в свою очередь, применяются для поиска дополнительных ключевых слов во внешних файлах или базах данных, таких как, имя поставщика, номер заказа на покупку и дата счета. Затем они автоматически используются для индексирования и сохранения документов.
 

Быстрая сортировка документов

Вы можете выполнить сканирование сразу большого объема документов и предоставьте модулю  ACTIVE IMPORT выполнить сортировку по группам входящих и исходящих счетов, предложений, заказов и т.п. Это осуществляется посредством интеграции модуля DocuWare RECOGNITION или даже внешней программы оптического распознавания символов в работу модуля  ACTIVE IMPORT по поиску предварительно заданных характеристик различных типов документов. По окончании процесса сортировки документов модуль ACTIVE IMPORT может перейти к выполнению следующего шага, сохраняя их в различные файл-кабинеты с применением определенных индексных слов.

Функциональные возможности

Модуль DocuWare ACTIVE IMPORT – это усовершенствованная  расширенная версия исходного модуля ACTIVE IMPORT. Дополнительный модуль может быть установлен на любой компьютер, работающий с системой DocuWare: как для пользователей DocuWare на терминалах Клиент-ПК для работы отдельно в ACTIVE IMPORT, так и на Сервере для выполнения глобальных работ. В обоих случаях ACTIVE IMPORT отслеживает предварительно выбранные каталоги. Файлы и почтовые сообщения, которые в результате попадают в данные каталоги, автоматически импортируются в DocuWare или другие установленные файловые каталоги. Когда  DocuWare начинает работу, запускается модуль ACTIVE IMPORT и его символ появляется на панели задач Windows. ACTIVE IMPORT предусматривает разнообразные возможности для точной настройки процесса сохранения. Они оказывают влияние на следующие рабочие процессы:

Выбор источника документа
E-mail
• Источник: выбор папки E-mail для отслеживания
• Удаление/копирование оригинала
• Сохранение информации об отправителе/заголовке вместе с содержанием
• Сохранение только вложений сообщений электронной почты
• Преобразование файлов форматов черный/белый TIFF, JPEG, BMP, PCX и PNG в формат DocuWare TIFF
• Сохранение как объект Outlook Mail
• Фильтрация электронной почты по определенным адресам
• Обработка только входящих или исходящих почтовых сообщений
Подготовка документов с помощью внешних программ
• Индексация при помощи мета-индекс-файла (дополнительного файла формата DocuWare meta-index), из которого извлекаются индексные слова
• Распознавание штрих-кода или считывание индексных слов из файла формата TIFF при помощи программы оптического распознавания символов (OCR), интегрированной с модулем DocuWare RECOGNITION

Изменяющиеся или постоянные объекты сохранения
E-mail
• Корзина DocuWare или файл-кабинет DocuWare
• Постоянная цель: все почтовые сообщения сохраняются в одном определенном месте
• Изменяющаяся цель: сообщение направляется в зависимости от отправителя, получателя, темы, даты отправки или получения и, если документ содержит заголовки DocuWare, содержания поля
Файл
• Источник: выбор каталога для отслеживания (каталог на локальном ПК или Сервере)
• Удаление/копирование оригинала
• Преобразование файлов черный/белый TIFF, JPEG, BMP, PCX и PNG в формат DocuWare TIFF
• Фильтрация файлов с определенными расширениями (до 100) или исключение их обработки
• Объединение нескольких пронумерованных файлов в единый документ
Интервал проверок каталога на наличие новых файлов
• Для подготовки документов возможна интеграция внешних программ преобразования
• Добавление форм или «шапки» фирменного бланка план с целью сохранения первоначального вида или формата исходного документа, который был напечатан на фирменном бланке или типовой форме

Файл
• Корзина DocuWare или файл-кабинет DocuWare
• Постоянная  цель: все файлы сохраняются в одном определенном месте
• Изменяющаяся цель: файлы направляются в зависимости от имени файла, расширения, размера, даты формирования и последнего редактирования. Если документ содержит заголовки DocuWare, возможно использование содержания поля.
Индексирование
E-mail
• Постоянное значение используется в качестве индексного слова. Например, каждому сохраненному почтовому сообщению присваивается значение «входящий E-mail» в поле типа документа.
• Почтовые свойства, например, отправитель, получатель, тема или дата отправки применяются в качестве индексных слов
• Если документ содержит заголовки DocuWare, индексные слова считываются из полей

Файл
• Постоянное значение используется в качестве индексного слова. Например, каждому файлу,  сохраненному в специальном каталоге, присваивается значение «входящий счет» в поле типа документа.
• Свойства документа, например, имя файла, расширение, размер, дата создания или последнего редактирования применяются в качестве индексных слов.
• Если документ содержит заголовки DocuWare, ключевые индексные слова считываются из полей

                                          
Расширенное индексирование
Внешний источник данных
• Адресная книга интерфейса прикладного программирования электронной почты MAPI (только для работы с почтой)
• Документная база данных DocuWare
• Текстовые файлы с разделителями или текстовые файлы с фиксированной длиной поля
• База данных SQL
• Таблица или представление базы данных SQL

Назначение данных
• Индексные слова могут извлекаться из внешнего источника данных
• Установка кодов совпадения: индексное слово, которое было предварительно введено в поле индекса DocuWare, соединяется ссылкой с внешним полем
• Пример: Поле индекса «Номер документа», содержащее номер документа, соединяется с полем «Док №» в базе данных бухгалтерского программного обеспечения. В таком случае запись данных из бухгалтерской программы автоматически определяется как документ, который должен быть сохранен в архив под тем же номером.
• В настоящее время существует возможность извлекать информацию из дополнительных полей, таких как компания и контактные данные, и пересылать их в качестве ключевых слов.

Для получения более подробной информации, пожалуйста, посетите наш сайт www.docuware.com